RMA(Return Material Authorization),即退料审查,是处理客户不良产品退货、换货的主要流程。当用户所使用某产品或部件不能正常工作时,将发起一个 RMA流程。
首先用户必须填写RMA申请单,然后RMA的处理人员将对该RMA申请进行审查,例如是否在保修期内等,然后分配一个RMA号给该申请单。
有3种处理方shì,一种是换货,通知用户寄回RMA件,确认收到后寄出新的产品或部件(有时,也可能先寄出新货品),同时寄出发票(有金额或无金额,红字发票冲账,新开发票按再销shòu处理),新品发货走正常订单处理流程,退回的RMA件做入库处理;第二种方shì是退货,退回货物后付钱或增加信用余额,同时走红字发票冲账。第三种方shì是维修,收到RMA件入库后,开出维修通知单或fù务通知单,在维修完成、fù务确认后,发货或用户取货时,再做收款和财务处理。
RMA从财务的角度,过程清晰、计算简单。从品质管理的角度,处理速度快,客户满意度高。在企业中,有时还要走对供应商的RMA处理,只是过程刚好相反。
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