1

认真撰写邮件

向他人发送的电子邮件，一定要精心构思、认真撰写，若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己。

第一

主题要明确

一个电子邮件大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然。

第二

语言要流畅

电子邮件要语言流畅以便于阅读，尽量别写生僻字、异体字，引用数据资料时最好标明出处，以便收件人核对。

第三

内容要简洁

信息爆炸时代时间最为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，越短越好。

2

避免邮件滥用

在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的，切勿滥发一些广告宣传邮件，以免浪费他（她）人时间，在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他（她）节省时间。工作邮件种类分为确认邮件、需求邮件、反馈邮件、通知邮件4种。

第一

留存证据的确认邮件

只在口头上交流和确认的事情，不易保存，在口头确认以后，再用邮件发送给指定的人确认，会更加有保障。也可为自己留存重要证据。

第二

明确细节的需求邮件

在工作中，我们难免会和其他同事或部门进行沟通和协调，因此常常会使用到邮件。这种情况下就要清楚地表达出自己的需求，要尽可能的明确、详细，让别人收到邮件后能够清楚地看懂你的诉求。

第三

有回复的反馈邮件

在收到别人发来的邮件时，要及时向对方回复，表明自己已收到。

第四

明确目的的通知邮件

通知邮件，就要把通知的事项说清楚。具体到时间、地点、事件等。

3

注意邮件内容措词

现在法律规定，电子邮件亦可作为法律证据，所以发电子邮件时要小心，切勿在邮件中发一些对单位不利的内容，千万不要写错报价等。另外，邮件不要太公式化，你可以在上面加上logo等。

4

明确编辑邮件的步骤

发第一封时你可以先选择目标内容最常用的格式，然后在上面写上这样给人感觉你很细心，也很体贴，而且能让人意识到这个文件的重要性。明确正确编辑邮件的步骤和邮件的结构。工作邮件的结构包括：发送地址、标题、抬头、正文、附件、恭祝语及落款。

第一

发送地址：收件人、抄送人

①收件人。收件人指的是需要处理该邮件的人。

②抄送人。放在抄送人里，只是让对方知道这件事，可以不回复。比如在请假时，将请假邮件发送给主管的同时就得抄送给总监。

第二

标题

标题应避免使用口语化的文字。

第三

抬头

抬头也就是称呼，这里可按单位文化写。

第四

正文

正文，先说主题思想，再详细阐述细节。多使用通俗的语言和短句子，做到简明扼要。

建议使用宋体小四，颜色用黑色，关键词可用红色。

第五

附件

附件少的时候最好不要打包，减少步骤。如果必须要打包的话，一定要在邮件正文说明压缩包中包含的内容，方便收到邮件的人查看。

第六

恭祝语及落款

按单位的要求编辑即可。

来源：“前线理论圈”公众号