项目资源管理从学会向上管理开始_办公生活

项目资源管理从学会向上管理开始

创始人

2024-01-21 05:09:00

“如何一句话证明你当过项目经理？”
这个话题在网上引发了广大项目管理人的兴趣，纷纷发表了个人看法（变相吐槽）。各种回答戳中笑点，同时也表达了作为项目经理的心酸。

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 “普通的薪资水平，却要为整个项目的成败负责。”
 “没有我不能背的锅。”
 “既当爹又当娘。”
 “我最常参加的运动是开会。”
 “我每天的工作就是与人聊天、催进度。”
 “由于资源问题，我变成了万能工。”

最后这一条，应该是每位项目经理的噩梦，时间不够、资源不足只能自己上。项目做着做着自己就变成了全能型“人才”。那么卑微的项目经理如何能摆脱资源管理的噩梦呢？资源管理的两大难题是：要人以及管人，高级叫法——向上管理；可以从这两方面着手，摆脱“万能工”的身份。

1.如何学会要人？靠在线的沟通能力

作为项目经理，跟其他项目抢资源是最让人头痛的事情；资源有限、但各项目的需求总是无限的。要想获得跟自己项目匹配的资源，重点在于如何跟管理层沟通。以下这几个步骤不能少，思路清晰、沟通能力才在线。

Step1：阐明计划
阐明计划的核心点在于：向管理层简要汇报出项目的整体计划；里程碑计划适合在这里使用，简明扼要告知项目的验收节点，说明时间紧迫。

Step2：分析现状
分析现状是：告知目前处于哪个阶段、已经做了哪些努力和工作，效果如何。说明项目时间紧迫的主要原因是资源问题、缺少哪些资源类型、数量及使用工时。

Step3：列举影响
将缺乏资源造成的重要影响列举出来，如项目延期的时间、造成的客诉、是否会影响项目战略目标的实现等。

Step4：告知诉求
以上沟通到位后，最后就是将制定的资源需求计划清晰地表达出来。能否完全获得自己的预期资源，这里更多的需要日常良好的人际关系的处理。

2.如何用好资源？良好的管理必不可少

项目计划的制定是由项目经理主导，但具体的落地执行还需要项目成员的配合。所以在制定时可以考虑与团队成员同制定，后续的计划沟通、下达会更轻松，配合度也会更高。

2.1共同制定计划，关注关键路径
共同制定计划，可以在允许的范围内，多多争取项目组成员的参与。
这里的重点是项目分解计划，要着重关注项目的关键路径（项目中最长的或耗时最多的活动，它完成之后，项目才能结束）。优先安排关键活动所需要的资源，可以有效缩短工期。

2.2任务分配到个人，避免踢皮球
任务分配不清晰，会造成资源闲置或任务分配过量等各种情况。
在进行项目任务分配时，尽量给其指定唯一的责任人，其分配的颗粒度就要尽可能地细。后续的项目执行和监控过程中，可以避免出现问题互相踢皮球以及项目任务无法落地的情况。

2.3及时沟通、正向反馈
及时的沟通，是方便项目经理对资源的使用情况进行掌握、确保项目进度正常。可以定期召开周例会，会议纪要发送给与会者及其领导。
项目完成时，对于出色的项目成员，要向本人和其领导给予正向的反馈、肯定。

3.易趋辅助项目经理轻松进行资源管理

向上要人需要清晰的展现里程碑计划的进度，向下进行资源管理需要实时客观的数据支撑，少不了对项目分解计划的监控。这里借助一款专业的项目管理软件可以轻松辅助项目经理进行资源管理。

3.1里程碑计划进度一目了然，要人更有底气
找管理层要人时，需要提前准备好项目里程碑计划及其进展等数据。借助易趋项目管理软件开展项目时，项目经理可以制定详细的里程碑计划，后续的执行监督也可以同步在系统上完成。

里程碑计划主要用于面向管理层汇报时使用，可以将各个项目所处的阶段快速向上进行汇报；系统也会将是否有延误情况标记出来，有客观的数据支撑，让项目经理在向上申请资源时更有底气。

管理层除了被动的获取各个项目的里程碑计划完成情况，还可以通过项目概况模块主动获取项目关键指标，如进度、任务、成本、资源、预算、收益等数据。

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（易趋里程碑计划视图）

3.2资源预算覆盖计划和监控，管理更便捷
项目经理跟管理层沟通好后，可以借助易趋项目管理软件，制定资源需求计划，包含资源类型、总工时预算（单位选择支持：人时/人天/人月/标准工时等）、各阶段所需工时等。后续的使用情况也可以在此计划上展现出来，实际与预算会进行偏差计算，通过红绿颜色标记展示，红色代表预算不足，绿色代表正常。

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