如果是2007及以上版本的word,要快速排版,那么用好样式,对排版效率有成百上千倍提升。下图为样式所在位置:

这是为了展示样式所在位置截的图。如果我把窗口放大,让样式显示比较完全,就是下图这样:

可以看到我在样式中已经自定义了一些文档格式,包括:
文章标题
一级标题
二级标题
三级标题
正文
表格行
表格正文
另外还有烟草正文、访谈基本信息和访谈正文,这是当年干咨询的时候设置的格式。因为烟草公文有特定的正文格式要求,访谈纪要也有正式的格式,所以做了这些设置。现在虽然没干咨询了,但这些格式还是留了下来,懒得删除了。
我处理文档格式的步骤如下:
首先定义需要用到的主要格式。
如果我经常要用到一些固定的格式,那么我会定义好基本格式后,直接另存为
Normal.dot
文档,存放在【C:\Users\wanght\AppData\Roaming\Microsoft\Templates】下,这样每次我新建word文档就不用再去设置格式了。
写文档
在需要设置格式的那一行的任意位置,点击鼠标左键,然后在样式列表里选需要的格式。
有时候需要批量修改一级标题或二级标题,那么我直接在样式表修改就ok,所有使用一级标题或二级标题的地方都自动更新了。如果要修改所有正文格式,同样操作。
注意我的操作,是直接应用了样式后,在样式中修改格式,不是其他答案中那样选中了文字再修改格式。操作步骤不同,效率差异是天壤之别。
来看看不规范设置格式的文档是什么样子:

上面的截图所示例的Word文档,二级标题本来应该直接使用样式表中的二级标题,但是作者手动选择了“(二)招聘程序”,然后为其设置了三号字体并加粗;三级标题也是这样。这样做的问题有两个:
一是容易出现设置不一致的情况,比如某些地方忘记加粗,或者设置了不同的字体,导致标题格式不一致。
二是会导致更严重的效率问题:当需要修改所有二级标题或三级标题的格式的时候,无法快速修改。本来只需要在样式表中几十秒钟就完成的事情,需要多耗费很多时间。【不过托强大的Word的福,其实可以通过在样式表中显示出不同级别的样式,然后直接选中所有使用该样式的实例,就可以批量设置格式了,但仍然是多了步骤】
偶然在B站上看到的排版小视频,好东西不能私藏啊,顺便做了小目录,希望对你有用